Tips/ToDo管理方法

概要

手帳の使い方の一つとして、ToDo管理を行う方法の紹介です。

説明

「ToDo」とは、「Things to do」の略で、日常で湧き起こる「やるべきことがら」を指します。
仕事にせよプライベートにせよ、ToDoは放置しておくと数が増えて手に負えなくなります。
数が増えたToDoを、記憶を頼りに処理しようとしても覚えきれず、ふとしたときに思い出してあわてたり、頭をもやもやさせる原因になります。
そこで、それらを一覧にして管理する「ToDo管理」という手法が便利です。

第一段階

とにかくToDoを洗い出すことを行います。
分類や優先度付けはあとから実施することにして、まずは思いつく限りどんどんあげていきます。
重大な事項から瑣末な事項まで、あらいざらい書き出し、頭の中をすっきりさせることが重要です。
たまったメールに書かれた依頼事項や、机・PCの周りに貼り付けた付箋メモなども、ToDoにまとめます。

第二段階

分類と優先度付けを行います。
第一段階で洗い出したToDoを眺め、自分の生活や仕事にあわせて分類を考えます。
一例として、以下のような分類が考えられます。
最初から完全に分類する必要はなく、徐々に行っていけば良いです。

優先度については、いくつかの考え方があります。

ABC法

優先度をABCの3段階に分けて管理します。日常的に良く使われる優先順位付けの方法です。

4象限法

重要度の高低、緊急度の高低の組み合わせで4つに分類します。フランクリン・プランナーなどでも採用されている、優先順位付けの方法です。

タスクポートフォリオ法

重要度、緊急度を3段階ずつに分類し、組み合わせます。能率協会がBindex利用方法などで説明している方法です。重要度は、高〜低を、A：最優先課題、B：優先課題、C：課題、に分けます。緊急度は、高〜低を、1：今日中、2：1週間以内、3：2より先、に分けます。これらの組み合わせで、A1〜C3までの9種類にタスクを分類します。

ここで、各ToDoに一連番号を振っておくと、スケジュールに実施時期を転記するのに便利です。
分類を行った場合は、分類記号＋番号とすると管理しやすいです。

利用可能リフィル

ToDo管理には、以下のようなリフィルが適しています。