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Tips/フランクリン・プランナーを参考にしたToDo管理方法

概要

フランクリン・プランナーを参考にしたToDo管理方法の紹介です。

説明

準備

１．「時間管理のマトリックス」の台紙を作成する。

「SD C-21 5ミリ方眼」を2枚用意し、見開きで使用する。
下から1/3位の所に横に線を引く。
左ページ上を第1領域、右ページ上を第2領域、左ページ下を第3領域、右ページ下を第4領域とする。
各領域に領域名、緊急度・重要度、各領域のToDoの例数個を記入する。
第3、第4領域には通常貼ることは少ないが、意識付けと概念の理解のために場所を設けておく。
「SD M-1 透明ポケット」に入れ、台紙とする。

２．付箋を用意する。

ToDoの項目を記載する小型の付箋を用意する（ToDo付箋）。
緊急メモ用に名刺サイズ程度の付箋を用意する（メモ付箋）。

３．ToDoワークエリアを確保する。

直近に作業を行うToDo付箋を貼っておくワークエリアを決める。

３．１　パソコンサイドのワークエリア

多くの作業をパソコンで行うことを前提に、パソコンのそばにワークエリアを確保する。
取り組むToDo項目の付箋を貼り付ける場所を決める。
ToDo付箋を優先度により並べられるようにする。

　例：モニタ右側に上から順番に貼る。

３．２　携帯用ワークエリア

その他の作業のToDo付箋を携帯するためのワークエリアを用意する。
定期入れサイズのクリアケースに台紙となる紙を入れる。
台紙には、ToDo付箋を優先度順に貼れるよう、番号を記入しておく。
リフィル及び緊急メモ用付箋も数枚ずつ一緒に入れておく。

手順

１．ToDo付箋を作成する。

小さな付箋に、左端から、記入日・曜日・ToDo内容を記入する。
付箋1枚に1件、思いつく限り何枚でも書く。

２．ToDo付箋を分類する。

「時間管理のマトリックス」台紙の第1～第4領域の内、該当する箇所にToDo付箋を貼り込んでいく。

３．領域ごとに優先度を決める。

ToDo付箋を貼り終わったら、領域ごとにやらなければならない順番に張り替える。

４．ToDo付箋をワークエリアに配置する。

ToDo項目の実施範囲を決め、ワークエリアに配置する。
パソコンサイド、携帯用ワークエリアにToDo付箋を配置する際、実施順番に対応する箇所に貼り込む。例えばToDo項目4件（No.1～4）について、No.1、2、4はパソコン作業、No.3はその他の作業の場合、パソコンサイドワークエリアではNo.3の位置は空けておく。携帯用ワークエリアでも、No.1、2、4の位置は空けておく。

５．ToDoを実施する。

配置したToDo付箋に従い、ToDoを実施する。

備考

作業中、常に手帳を携帯することが可能であれば、ワークエリアは手帳のページに設けるのも一法です。
付箋の色は、青：仕事、ピンク：プライベート、黄色：子どもの学校関係などと色分けする。
作業済みのToDo付箋は、手帳のフリーページに作業日付を書いて貼っていき、完了日を記録する。
長期残存項目は、やらないと決めるか、最優先事項として処理するかにを判断する。
「７つの習慣」でいう「ミッション・ステートメント」を作成してから実施した方が効果があると思われます。

情報源

http://that4.2ch.net/test/read.cgi/stationery/1020523656/573
http://that4.2ch.net/test/read.cgi/stationery/1020523656/574